Sempre ouvimos como o planejamento é muito importante para nossas vidas, tanto no quesito profissional como no quesito pessoal. Há muitos que ainda desconfiam da utilidade de um bom planejamento, dizendo que a vida é imprevisível.
De certa forma, eles estão corretos. Mas se estão corretos para quê utilizar de um planejamento? É simples, um bom planejamento minimizará perdas e estabelecerá bons objetivos para que se tenha mais assertividade em uma tomada de decisões.
Ou seja, é que fará com que a imprevisibilidade não te machuque e que você possa se recuperar dela com mais facilidade. Lembrando também que um ótimo planejamento cortará custos em uma empresa, o que permite o reinvestimento de capital, que por sua vez ajudará a organização a crescer com segurança.
O bom planejamento traz grandes vantagens quando funciona perfeitamente, e traz poucas desvantagens quando atingido por alguma imprevisibilidade. Por isso, a importância de um bom planejamento para qualquer ação tomada é essencial.
Antes de explorarmos algumas ferramentas de planejamento de ações, deixamos uma frase de Denzel Washington que sumariza muito bem a necessidade de um bom planejamento: “Você não planeja falhar; você falha em seu planejamento.”
Uma das mais utilizadas metodologias de planejamento administrativo é o 5w2h, pois ele abrange diversos aspectos de um planejamento, indo desde o que será feito, até quanto custará.
Esta metodologia acaba por sumarizar o planejamento estratégico, tático e operacional de uma empresa, deixando-o mais fácil de ser compreendido. Por sua abrangência ela pode ser utilizada em qualquer um desses estágios do planejamento de uma organização.
Tornando o planejamento mais simples de ser compreendido, irá auxiliar com as tomadas de decisão em gerenciamento de risco, de custos, de capital humano, dentre outros importantes elementos que fazem o sucesso de uma organização ser viável.
Como dito, ela é uma metodologia ou ferramenta de planejamento para tomada de decisões. O nome vem da letra inicial de 7 perguntas, estas essenciais para todo e qualquer planejamento, em inglês.
Ao respondê-las completamente você tem em mãos um guia para iniciar sua tomada de decisões. Seguem as perguntas e suas respectivas traduções:
Como podemos perceber, as letras iniciais formam 5Ws e 2Hs. Sabendo disto podemos ir adiante e entender como a metodologia funciona, e como adaptá-la e complementá-la para um propósito específico.
Bem, apesar de parecer autoexplicativo ainda pode haver erros em como é feita a utilização do 5w2h, e também na forma em como responder as perguntas necessárias para o uso da ferramenta. Vamos explorar um item de cada vez, e minimizar potenciais chances de erros.
O primeiro W, se referindo ao “o que?”, precisa responder o que vai ser feito. Ou seja, o objetivo ou a ação, dependendo de em qual parte do processo ela estará sendo utilizada.
Exemplos seriam: Corte de custos; realizar um evento coorporativo.
Este sendo o segundo W, o “por que”, nele você deve buscar responder a razão pela qual você está tentando atingir um certo objetivo, em um planejamento estratégico. E em um planejamento tático o porque de uma ação invés de outra.
Podemos citar como exemplos de resposta: Para reinvestir em Infraestrutura; para melhorar a moral da equipe.
Este “Onde”, se refere à onde focar para atingir o objetivo ou no caso tático onde, fisicamente ocorrerá uma ação. No caso, é importante distinguir o porquê da escolha do local invés de outra alternativa.
Exemplos: Na produção de matéria-prima; em um buffet luxuoso.
O “Quando” pode ser respondido de duas formas de acordo com o propósito estabelecido, “para quando” em um sentido de prazo, “por quanto tempo” também pode ser considerado para utilização, ou “quando” em um sentido de data onde ocorrerá uma ação.
Exemplos: Até o dia 15/11; ocorrerá no dia 25/10.
Neste caso, o “quem” serve o propósito de distribuição de responsabilidade, ou seja, quem fará que o objetivo seja atingido, um setor por exemplo, ou quem trabalhará na ação. A complexidade da resposta dependerá do objetivo, e de quem irá respondê-la. Ela pode ser bem completa, ou geral dependendo da necessidade dos objetivos estabelecidos.
Exemplos: O setor de RH; A equipe de Wagner; os colaboradores do buffet.
Aqui irá o detalhamento da ação ou do objetivo, como ele ocorrerá, como ele deve ser atingido. Novamente, a complexidade da resposta dependerá da ação, do objetivo, e do propósito.
Exemplos: Com sustentabilidade; arrecadaremos fundos para o pagamento do buffet a partir de porcentagens de comissão; A contratação será realizada via online devido a possibilidade de agendamento e resposta mais rápida.
A tradução literal fica em como “Quanto”, porém utilizaremos o “por quanto” por sua possível adaptabilidade. Por agora, o “por quanto?” tem um único propósito. Descrever o quanto cada ação, ou objetivo irá custar.
O ideal é fugir de estimativas e se ter números concretos, assim o planejamento pode ser compartilhado. Lembre-se, sempre use o comparativo entre competidores e diferentes fornecedores para justificar sua decisão de qual custo utilizar.
Exemplos: Atingir o objetivo custará R$ 5 milhões ao total; Os custos com o buffet giram em torno de R$ 800 mil.
Assim como um compositor usa de diferentes escalas, e adiciona notas para se expressar, nós podemos utilizar da estrutura do 5w2h para o nosso pensamento. Por exemplo: se você é um comprador e busca por fornecedores mais baratos, o “quem” não se aplica da mesma forma. Você já sabe “quem” efetuará a compra, é você.
Porém podemos adaptar este “quem” para “quem são os possíveis fornecedores?”, ou “quem são os fornecedores que tem mais a ganhar ao fechar negócios conosco?”, buscando oportunidades macroeconômicas no processo. O “o que?” pode ser adaptado ao “o que eles vendem?”. O “por quanto?” ser adaptado ao “por quanto tempo a matéria-prima irá durar?”
Ou seja, você domina da metodologia para pensar de forma mais racional em passos lógicos antes de tomar suas ações. Isso é o planejamento.
Para obter mais sucesso em suas ações, e atingir seus objetivos com mais facilidade e menos risco, este é o mindset mais seguro: “Planejamento, Planejamento, Planejamento!”.
Comentários